来年から、電子取引について書面保存ができなくなります
(注)執筆当時の法律に基づいて書いていますのでご利用は自己責任でお願いします。
もくじ
書面保存が認められなくなる?
最近、いわゆる「電子取引」というのが増えてきています。
例えば、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引、ホームページを通じた取引などなど。
この電子取引に関する帳簿保存のルールが、令和4年1月1日から変わります。恐らく、ほぼ全事業者の方に影響する内容です。
例えば、今は、取引先からメール添付で請求書が送られてきた場合、その請求書を紙で印刷して、ファイルに綴じて保存しているケースが多いのではないかと思います。
現在は、このやり方でOKですが、来年からは、原則これが認められなくなります。
電子取引の取引情報に係る電子データについては、書面ではなく、受け取った電子データをそのままデータで保存しておかなければいけなくなります。
それも、例えば、メールの添付ファイルで届いた請求書の電子データをメールのままで保存しておいても、だめです。
保存要件が定められていますので、要件に従って保存できていなければ、印刷した書面を残していたとしても、保存要件を満たさないこととなり、最悪は青色申告の取り消しなどになる可能性があります。
※取引情報=取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収証、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項
改ざん防止、検索機能確保、すぐに印刷できる
電子取引の保存要件は、2つです。
以下、ちょっと小難しいですが、ほぼそのまま引用します。
【真実性の要件】
以下の措置のいずれかを行うこと
1.タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
2.取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
3.記録自行の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
4.正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う
【可視性の要件】
・保存場所に電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
・電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
・以下の検索要件を確保すること
1.取引年月日その他の日付、取引金額、取引先により検索できること
2.日付又は金額の範囲指定により検索できること
3.二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
※ただし、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、2・3不要
※判定期間に係る基準期間における課税売上高が1,000万円以下の事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能不要
中小企業が取りうる、現実的な対応は?
ごく簡単にお伝えすると、【真実性の要件】については、1~3までは、タイムスタンプや訂正削除ができないシステムなど、それなりのシステム投資が必要となっていますので、多くの中小企業は4の事務処理規程による方法を取るのが無難だと思います。
事務処理規程は、国税庁がサンプルを用意してくれています。
◇国税庁|参考資料(各種規程等のサンプル)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
【可視性の要件】については、「検索要件の確保」がポイントです。
ただし、これは税務職員によるダウンロードに応じる場合には、要件が緩和されます。
それでも、おおよそ売上1,000万円超の事業者については、最低限、「日付、金額、取引先」で検索できるようにしておく必要があります。
おすすめは、取引書類に通し番号を付けて、エクセルに「通し番号、日付、金額、取引先、取引書類の種類」などの情報を入力して、一覧表にしておく方法です。
これは、検索要件を満たすものとして、国税庁も認めている方法です。
取引情報の電子データ自体は、会社の共有フォルダーの所定の場所に保存し、エクセルの一覧表に上記の内容を入力しておく、というのが、現実的な対応になりそうです。
この話が経営者・資産家の皆様のお役に立つことができれば幸いです。
メール通信№768
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