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今村 仁

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最新税務ニュース405 2015.9.8
従業員のマイナンバーを収集と保管(本人確認の裏ワザ)

■第一登竜門は「本人確認」

マイナンバー(個人番号)は、「社会保障・税・災害対策」の3分野でしか利用できない。企業等は、平成28年以降、この3分野に限定してマイナンバーを取り扱う「個人番号関係事務実施者」となる。ちなみに、よく似た言葉で「個人番号利用事務実施者」もあるが、こちらは税務署や市役所などが該当するため、政府が公表している資料を読む場合には、この点を理解することが非常に重要である。

さて、企業が初めてマイナンバーを収集するタイミングとしては、今年の11月末頃に配布する「平成28年分扶養控除等申告書」が想定されるため、これについて解説を進める。なお、マイナンバー導入に当たり、「平成28年分扶養控除等申告書」用紙は、マイナンバーを記載する欄が追加されている。

企業が従業員等からマイナンバーを取得する際に、原則、本人確認が企業に義務付けられている。ここでいう本人確認とは、「身元確認」と「番号確認」の2つを意味する。年内に本人確認の上、番号取得する企業においては、写真付きの「番号カード」がないため、必然的に「通知カード」+「免許証等」が本人確認において必要となる。

■小規模事業者における「本人確認」の裏ワザ

「本人確認」するために収集した通知カードや免許証等のコピーを保管すべきか、それとも破棄すべきかは、企業の判断に委ねられている。企業実務を考慮すると、上場企業のような厳格な対応を小規模事業者に求めるのは現実的ではないと思われる。

約30名以下の小規模会社の場合なら、そもそも社長あるいは人事担当者が全従業員の名前と顔は一致していると思われる。政府公表の「ガイドライン」において、「身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかと判断できると個人番号利用事務実施者が認める場合は、身元確認のための書類の提示は必要ありません。ただし、番号確認は行う必要があります」とされている。つまり、「平成28年分扶養控除等申告書」を預かる際に、番号確認だけで事足りるということになる。

また、12桁という長い数字のため、通知カードの提示ではなく、コピーを預かるとしても、扶養控除申告書に書かれた12桁の番号の整合性チェックを行い、いずれは通知カードコピー書類を返却するか破棄してしまい、保管しないことも検討していただきたい。

一方、ある程度の中小規模以上の会社の場合は、社長や人事担当者が全従業員の顔と名前が一致しているとは限らないため、「平成28年分扶養控除等申告書」を預かる際に、本人確認をして、その時に通知カードや免許証のコピーを預かり、これらを保管しておく方がミスは少ないと思われる。

なお、マイナンバーが記載された書類については、厳格な保管が義務付けられているため、鍵付きの書庫に保管する必要があるので、注意していただきたい。

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