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今村 仁

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経営者にとって役立つ情報となっていますので、ご参考にして下さい。
(注)執筆当時の法律に基づいて書いていますのでご利用は自己責任でお願いします。


最新税務ニュース408 2015.10.5
マイナンバー業務を外部委託する場合、注意すべきことは?

●外部委託する場合は、「必要かつ適切な監督」義務あり

事業者は個人番号(マイナンバー)関係事務の全部または一部を外部に委託することができる。例えば、マイナンバーの収集・管理やマイナンバーを利用して作成する書類や手続き等を専門家などに委託することが可能となっている。

ただし、マイナンバー業務を委託する場合、委託者は受託者において、番号法に基づき委託者が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、「必要かつ適切な監督」を行わなければならない。

ガイドラインによると、「必要かつ適切な監督」には下記の3つの項目が求められている。

1、委託先の適切な選定
2、委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結
3、委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

●委託先の「適切な選定」をしているか?

委託者は受託先において、必要な安全管理措置が講じられているかどうか、あらかじめ確認しなければならない。

具体的な確認事項としては以下の点がある。

・委託先の設備  
・技術水準
・従業者に対する監督・教育の状況
・委託先の経営環境

マイナンバーは重要な個人情報である。委託する前に、委託先としてふさわしい相手かどうかを十分に見極めることが重要となる。

●委託先との契約内容

委託先との契約書には下記の内容を盛り込んでおくといいだろう。

・秘密保持義務
・事務所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止
・特定個人情報の目的外利用の禁止
・再委託における条件
・漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
・委託契約終了後の特定個人情報の返却または廃棄
・従業者に対する監督・教育
・契約内容の遵守状況について報告を求める規定等

冒頭で述べた、3つ目の「委託先における特定個人情報の取扱状況の把握」に関しては、上記の契約において「契約内容の遵守状況について報告を求める規定」を盛り込むことによって対応が可能になる。

外部に依頼しなくても、本社が子会社のマイナンバーを取扱う等の場合にも、委託契約書が必要となっているため、ご注意頂きたい。

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