書類の整理~将来の自分・後継者の為に今からスタート~

(注)執筆当時の法律に基づいて書いていますのでご利用は自己責任でお願いします。


ご自身の事務所は書類の整理をどうされていますか?

定款や賃貸借契約書、社内規定…会社を経営していく中で、様々な書類やデータが発生します。

もし仮に”自分以外のどなたか”が、その書類を探された時、すぐに確認できるような保存方法をとられているでしょうか?

今後、会社を引継ぐ後継者の方の為、また、事業承継時に必ず発生する書類整理を行う将来の自分の為、整理整頓をお勧めしたい資料をご紹介致します。

社長が会社を経営する上で培った知識などをマニュアル化(可視化)

社長は忙しい中、営業・経理・商品開発など多くの事をこなしています。

その為、ご自身の頭の中に情報がインプットされていて、紙やデータなど可視化できる媒体に情報を残されていないことが殆どだと存じます。

ですが、そういった会社を経営する上で長年経験し、培ってきた知識もまた、会社経営の重要な情報であり、資産とも言えることでしょう。

可能な範囲で、可視化できるように保存されていくことをお勧め致します。

<例>
・取引先情報(キーマン、取引実績、入金サイト、取引時のポイントなど)
・取引基本契約書
・生産・販売委託契約書
・商品設計図
など

事業承継時

他にも、後継者の方の視点に立って、「事前に準備されていると助かるな」といった資料があれば、ご準備されていくことをお勧め致します。

下記は一例です。

□会社概要資料
定款、☆会社登記簿謄本、株主名簿、許認可証

□財務資料
☆決算書、☆税務申告書一式、☆直近の試算表、☆不動産登記簿謄本及び固定資産税納付書、事業計画書

□営業資料
カタログ、得意先資料、仕入外注先資料、在庫資料

□人事資料
☆主要人員の経歴書、従業員名簿、直近の給与台帳及び年末調整資料、☆社内規定(就業規則、給与賞与規定、退職金規定)

□契約資料
賃貸借契約書、金銭消費貸借契約書、リース契約書、保険契約書、その他重要契約書
など

※☆は第三者承継(M&A)時に最低限必要となる書類となります。
 現時点で後継者のいらっしゃらない方は、ご参考にして頂けますと幸いです。

この話が経営者・資産家の皆様のお役に立つことができれば幸いです。

メール通信№830


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